Formify används för e-underskrift av dokument i PDF-formatet. Ett signerat dokument kan öppnas i en vanlig PDF-läsare, i vilken giltigheten för filen enkelt kan kontrolleras. Adobe Acrobat, t.ex., har en underskriftspanel som kan användas för att se detaljer.
Läs vidare nedan om du är intresserad av mer detaljerad information.
Vi använder oss av PDF-formatet för våra signerade avtal. Information om e-underskrifter bakas in i ett PDF-dokument. PDF är ett välkänt och vanligt förekommandet filformat, vilket kan öppnas i flera olika läsare. Det vanligaste programmet är Adobe Acrobat.
Det här innebär att det är PDF-dokumentet som är värdehandlingen - det är den som innehåller information om e-underskriften/e-underskrifterna. Har någon skickat dig en utskrift är det inte mer än en fysisk kopia av ett digitalt signerat avtal. Be därför istället om att få en kopia av PDF-filen, om giltigheten behöver valideras.
Tekniken vi använder är PAdES-formatet ("PDF Advanced Electronic Signatures").
Dokument signerade genom Formify innehåller vanligtvis fält kopplat till varje underskrift, där information om varje underskrift och personen som skrivit under visas. Vi stödjer även en variant av enkel elektronisk underskrift, där en utritad signatur visas, ofta ihop med ett namnförtydligande.
Det som faktiskt ger giltighet till underskrifterna finns däremot i filens metadata. Genom att öppna dokumentet i Adobe Acrobat kan dokumentet valideras automatiskt. Programmet visar om vår signatur är giltig, i annat fall varnar programmet för att dokumentet har ändrats efter sin försegling. Grön bock innebär att dokumentet inte har ändrats efter att det signerats och förseglats genom Formify. Detta är den första förutsättningen för att ett dokument ska vara giltigt.
Genom att öppna informationen för "Underskrifter" i Adobe Acrobat visas detaljer kring signeringen. Där ska stå att dokumentet är "signerat av Formify AB". Under avdelningen för "Signaturinformation" finns även möjlighet att visa certifikatdetaljer, vilka intygar att Formifys signering har utförts med ett certifikat kvalificerat enligt EU-föreskrift 910/2014 (eIDAS).
Den sista viktiga bit information som finns visas i samma panel och avdelning, utskrivet i "Plats" och "Orsak". Där kan du se vilket transaktions-id som gäller för dokumentet, respektive detaljer om varje utförd e-underskrift. Här visas information om de personer som har skrivit under. Du bör alltså kontrollera att uppgifterna som visas där stämmer.
OBS! Övrigt innehåll som finns i ett dokument är inget Formify ansvarar för. Vår uppgift är att tillhandahålla en säker e-underskriftslösning, inte att tolka avtal. Våra kunder kan ladda upp vilka dokument de vill och ansvarar själva för att innehållet håller sig inom gällande lagar och regler.
eIDAS-förordningen (EU-föreskrift 910/2014), som redan gäller inom EU, gör gällande att elektroniska underskrifter inte för förvägras rättslig verkan eller giltighet p.g.a. sin elektroniska form.
Det här innebär att du inte kan tvinga dina användare/kunder att skicka in utskrivna/scannade avtal signerade för hand. Elektroniska signerade avtal är på många sätt mycket säkrare än traditionellt undertecknade. Vi vill göra det så enkelt som möjligt för dig att känna dig trygg i hur e-underskrifter fungerar.
Check that the email or phone text message origins from us, and that the sender who is stated in the message is someone you would expect to receive an agreement for signature from.
Verifierade företagOm avsändaren har använt ett företagskonto syns detta i mailet, i form av en blå bock intill bolagsnamnet. Alla företagskonton är verifierade av oss genom kontroll av organisationsnummer och godkännande av firmatecknare.
Klicka på länken i meddelandet för att öppna dokumentet i din webbläsare, direkt i din mobil eller på en dator. Dokumentet laddas.
Har du problem att öppna länken?Vi stödjer i stort sett alla moderna webbläsare, kontrollera gärna att den du använder är uppdaterad. Upplever du ändå problem kan du testa med en annan enhet.
När dokumentet visas, läs då igenom vad avtalet gäller. Dokumentet bör innehålla information om vad du skriver under.
Har du frågor gällande ett dokuments innehåll?
Kontakta då avsändaren - i våra e-post och SMS-meddelanden står det alltid vem som har skickat ut dokumentet.
Är du redo att skriva under klickar du på "Signera"-knappen längst ned på sidan. Följ därefter instruktionerna som visas på din skärm.
Den vanligaste signaturmetoden hos Formify är avancerad elektronisk signering, där din identitet behöver fastställas för att genomföra underskriften. Du slutför helt enkelt signeringen genom att legitimera dig via BankID. När du legitimerat dig kommer ditt fullständiga namn, personnummer, din enhets ip-adress, datum och tid för signeringstillfället samt en unik kod kopplat till din legitimering att tillföras dokumentet. Underskriften är då genomförd.
Har din avsändare istället valt enkel elektronisk signering ombeds du att rita ut din signatur med finger/muspekare, utan att identifiera dig med BankID.
Saknar du giltigt svenskt BankID?
Kontakta din bank för mer information om hur du skaffar/uppdaterar BankID.
Vill du inte skriva under avtalet?
I sådant fall behöver du inte göra något mer, du kan helt enkelt låta bli att signera. Du kan även meddela avsändaren att du inte avser att skriva under avtalet.
När du har signerat avtalet syns detta i dokumentet. Du kommer att få ett meddelande av oss, via e-post eller SMS, när alla parter har skrivit under avtalet.
Meddelandet innehåller ingen bifogad fil. Vi skickar istället en säker länk du kan använda för att nå det underskrivna och färdigställda avtalet. Öppna länken och verifiera dig (verifiering sker genom att en kod skickas ut till dig via e-post eller SMS, som du sedan anger enligt instruktionerna som visas). På sidan som visas har du möjlighet att ladda ned det färdigställda dokumentet i form av en PDF-fil.
Har du inte fått något meddelande angående färdigställt dokument?
Det troliga är då att avtalet ännu inte har skrivits under av alla parter. Ta gärna kontakt med avsändaren om du har några frågor.
PDF-filen du kan ladda ner för ett färdigställt avtal är signerad och förseglad av Formify. Nödvändig information om underskrifterna finns inbakad i filens metadata.
Spara PDF-filen på din dator, i molnet, eller på någon säker plats som du har tillgång till. Det viktiga är att du sparar just PDF-filen.
Du kan så klart skriva ut dokumentet med en vanlig skrivare, men vi vill understryka att det inte går att kontrollera validera ett sådant exemplar av ett avtal underskrivet digitalt. Detta gäller oavsett om du använder Formify eller någon annan tjänst för e-underskrift.
Ett digitalt signerat dokument är bara giltigt i sin digitala form.
