Formify är en rakt igenom digital ärendehantering- och avtalssigneringstjänst som fungerar som man kan förvänta sig. Det är lätt att komma igång både för dig som användare och för de som ombeds skriva under ett avtal.
Formify öppnar upp möjligheten för e-legitimering och signering via mobilen. Tjänsten bygger på PDF-tekniken, en välkänd och etablerad standard, vilket innebär att våra användare inte blir inlåst i något kantigt system eller program.
Formify garanterar en säker hantering i enlighet med gällande lagar och regler. Tjänsten är också fri från krimskrams. Inga videohälsningar eller emoji-funktioner.
Använd ditt existerande avtal eller skapa ett nytt. Spara det som en PDF, som du sedan laddar upp i vårt system. Du kan ändra och ersätta dokumentet så länge du inte har skickat ut det.
Lägg till fält och fyll i kontaktuppgifter för varje person som ska skriva under. Kontaktinformationen du anger här ligger till grund för hur dokumentet skickas ut. Placera signaturfältet på lämplig plats i dokumentet.
När du har lagt ut alla signaturfält och kontrollerat att uppgifterna stämmer är det dags att skicka. Vi skickar ut personliga länkar till alla som ska skriva under, via SMS och/eller e-post.
När ett dokument är skickat kan du se en översikt över vad som har skett - här samlas all information och status kring ett ärende. När dokumentet är signerat och färdigt är det från denna sida du kan hämta det.
Med Formify är resultatet alltid en PDF. Ett dokument signerat och förseglat av oss, genom ett certifikat från en utgivare godkänd enligt EUTL, vilket gör att kraven för eIDAS/EU-förordning 910/2014 uppfylls. Genom att öppna dokumentet i t.ex. Adobe Acrobat går det enkelt att kontrollera giltigheten.
Det är viktigt för oss att du som använder vår tjänst kan göra det tryggt, säkert och smidigt. Därför har vi funktioner som gör det lätt för dig att t.ex. återkalla ett dokument när något har blivit fel, eller att duplicera ett tidigare utskick när du vill återanvända kontaktuppgifterna till dem som ska signera.
Lika viktigt är det att alla som kommer i kontakt med tjänsten, när de ska skriva under ett avtal, får samma typ av upplevelse.
Alla som ska signera får ett SMS och/eller e-post av oss. I innehållet finns en personlig länk som används för att öppna dokumentet. Mottagaren kan öppna och skriva under dokumentet direkt i en vanlig webbläsare, i mobil eller på dator.
När alla parter har skrivit under skickas nya SMS/e-post ut med automatik. PDF-filen bifogas inte direkt i meddelandet, utan nås istället via länk. Länken, som är personlig och kräver verifiering vid öppning, visar dokumentöversikten och är tillgänglig för varje part.
När ett dokument är färdigt får alla parter tillgång till varsin version av dokumentöversikten. På den sidan visas händelser kopplat till ärendet. Framförallt är det här platsen där det färdigställda dokumentet kan hämtas.
Ett digitalt signerat dokument är bara giltigt i sin digitala form. Det betyder att PDF-dokumentet är vad som ska sparas, en utskriven kopia är inte mer än just än kopia. Det här är också varför digital signering är så bra. Ett digitalt underskrivet dokument kan valideras på ett mycket säkrare sätt än en omodern, analog motsvarighet. PDF-dokumentet kan med fördel förvaras utanför Formify - varje part väljer själv den metod som passar.
